Políticas de uso dos recursos de telecomunicações

O que são as Políticas de Uso?

As "Políticas de uso de Recursos de Comunicação" são um conjunto de normas que definem parâmetros claros sobre o que a empresa considera um uso adequado desses recursos.

Dentro das mesmas se indica a forma em que os empregados devem identificar os números telefônicos, websites e endereços de e-mails mais utilizados, com a finalidade de determinar se o uso correspondente se encontra nos níveis desejados.

Uma política deste tipo, adequadamente comunicada, é a maneira mais efetiva de alcançar o "autocontrole" por parte dos empregados da companhia.

Para que são as Políticas de uso?

Toda despesa de uma companhia é devidamente justificada e aprovada. O telefone, a Web e o e-mail não deve escapar dessa norma.

O controle gera economia. A melhor maneira de economizar é através do “autocontrole”.

Uma política de uso permite transparentar entre todos os empregados da empresa, o que é uso razoável e o que é “excessivo”.

Transparentar as normas evita confrontações entre o management e o pessoal.

Exemplo de política

Declaração

Deverão ser declaradas as ligações que cumpram estas condições:

- Locais: mais de 5 ligações no mês ou mais de 2 hs no mês (a um mesmo número)

- Celulares: todas

- Nacionais: todas

- Internacionais: todas

Antes do final do mês deve-se declarar o 100% das chamadas que cumpram com as condições descritas.

Uso

Se considera uso "razoável":

Ligações Pessoais:
- Até 5 hs mensuais.
- Até 10 R$ de gasto telefônico.

E-Mails Pessoais:
- Até 50 e-mails mensuais.
- Até 10 MB de transferência.
- Não é aceitável revelar informação interna da empresa em e-mails pessoais.

Navegação web nos sites Pessoais:
- Até 5 hs de navegação nos sites.
- Até 20 MB de transferência (downloads e naveg.)
- Não é aceitável a navegação nos sites pornográficos.

Controle
O responsável da área é o encarregado de fazer cumprir as políticas de uso da companhia.

Os dias 5 de cada mês, é responsável de cada Centro de Custos, recebe um e-mail de alarme com os usuários que não tenham completado a declaração.

É possível implementar alarmes que indiquem que o consumo tem excedido a política de uso.

O que se necessita para ECONOMIZAR dinheiro com telecomunicações?

Uma Política de Telecomunicações

Uma ferramenta que controle o cumprimento dessa política (Law Enforcement)